Estirar las horas para que dé tiempo a finalizar todas las tareas es lo que nos gustaría que ocurriera mientras estamos trabajando. Pero no es ni posible ni saludable, así que os traemos algunas sencillas estrategias para que la jornada se haga más llevadera y nuestra productividad no decaiga.
Dedica veinte minutos a planificar tareas antes de encender el ordenador
Puede que según entres por la puerta ya te lluevan peticiones. Elige las inaplazables y pide que el resto te lo envíen mediante un formulario (en Google puedes utilizar la herramienta Formularios). Una buena práctica es distribuir las horas entre las tareas que se tiene. Asígnale un tiempo a cada una y, tanto si es suficiente como si no, apúntalo para el día siguiente para que puedas ajustar los tiempos que te lleva cada cosa e ir corrigiendo. Hay herramientas que te ayudan a gestionar el tiempo y a calcular cuánto dedicas a cada labor lo que te permitirá hilar fino la siguiente vez.
¿Tienes muchas peticiones?: haz un formulario para darles prioridad
Si te ha convencido usar un formulario, no te olvides configurar las respuestas para que estén codificadas (respuestas múltiples). De esta manera, se acotan los temas y recibirás las respuestas clasificadas. Así podrás establecer prioridades para cada petición (desde cronológicas, por temas hasta por emergencia: urgente, puede esperar, para ayer…). Pero cuidado con este recurso, utilízalo con prudencia, ya que te podrían llegar muchas solicitudes y añadiría presión tener que dar respuesta a todas. El equilibrio lo estableces tú.

Haz un orden del día realista de las reuniones y cúmplelo a rajatabla
Al menos, inténtalo. Lleva un cronómetro y explica al inicio qué temas se van a tratar y cuánto tiempo se le va a dedicar a cada tema. Es un compromiso que se adquiere con el resto de participantes, y ayuda a cumplirlo. Puede parecer un poco rígido, pero todo el mundo termina agradeciéndolo.
Contesta a whatsapp a una hora determinada
Silenciar las notificaciones que llegan del móvil es imprescindible para preservar la atención sobre lo que haces. El multitask es un mito, solo podemos prestar atención a una cosa. Lo que realmente ocurre cuando estamos en modo multitarea, es que alguna la dejas como en segundo plano y te toca volver sobre lo que ya habías avanzado; resultado: pérdida de tiempo. Aquí toca tirar de asertividad y decir “no”, o mejor, “¿te importa que lo hablemos más tarde?” (muy amablemente) para no sucumbir a la presión por la inmediatez de la respuesta.
Utiliza plantillas de respuesta
Guarda tus mejores argumentos para poder responder de forma adecuada y sin perder mucho tiempo a preguntas recurrentes. Podrás personalizarlas, pero ya tendrás una base sobre la que responder. Te ayudará, además, a contestar adecuadamente porque habrás estructurado previamente la información con calma, y la respuesta no será producto de las prisas o de cómo lleves el día.
Organiza tu correo
Añade etiquetas y reglas para que el servidor haga el trabajo por ti. Se lleva un poco de tiempo cuando defines las pautas de cada regla, pero después funciona solo y te deja la bandeja despejada. Todos aquellos correos que puedas responder en dos minutos hazlos. Algunos será más sencillo resolverlos con una llamada. Reduce tareas.
Configura tus marcadores
Si siempre utilizas las mismas páginas para trabajar crea marcadores en el navegador. Puedes clasificarlos y configurarlo para que las páginas te abran de una sin perder el tiempo.
Levántate y muévete un poco cada hora-hora y media
Para que la concentración no decaiga hay que despejarse de cuando en cuando. Además de para la vista y la mente será beneficioso para tus huesos y músculos que te agradecerán que los estires. La circulación de la sangre podrá fluir mejor a todas las partes del cuerpo. También procura beber agua para estar siempre hidratado/a. Si sientes dolor de cabeza prueba a beber un vaso de agua, porque en ocasiones es síntoma de deshidratación.
Consejo extra
Reinicia tu equipo al terminar la jornada. De esta manera cuando tengas que volver a encenderlo a la mañana siguiente se te abrirá a la primera.
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