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Increase your efficiency in 5 steps

La eficiencia es una soft skill muy bien valorada por los empleadores. Si te consideras una persona eficiente no dudes en reflejarlo de manera destacada y creíble en tu candidatura. Sin embargo, si crees que todavía estás verde en ese tema o no tienes muy claro qué es la eficiencia laboral, sigue leyendo.

Diferencia entre eficacia y eficiencia
La principal diferencia entre eficacia y eficiencia es que la segunda implica conseguir los objetivos con el menor número de recursos posible. Con las dos actitudes se logra llegar a la meta en un tiempo óptimo, pero además la eficacia lo hace consumiendo menos. Por decirlo de algún modo, a la eficacia le importa menos la sostenibilidad de la acción.
Un ejemplo de eficacia es una bombilla incandescente en buen estado. Puede dar la luz que necesita quien la enciende y lo hará al momento si está conectada a la red eléctrica. Una bombilla eficiente logrará exactamente el mismo objetivo pero consumiendo menos energía eléctrica.
En el mundo laboral, la eficiencia es un habilidad blanda muy apreciada. Alguien que consigue llevar adelante un proyecto en el tiempo adecuado y consumiendo los mínimos recursos posibles, tanto humanos como materiales, representa, obviamente, el ideal del desempeño. Quizá no se pueda ser 100% eficiente, pero seguro que podrás mejorar esta cualidad si tienes en cuenta los consejos que te damos a continuación.

Fórmula para aumentarla en 5 pasos
Revisa cuáles son tus objetivos. Esta parte la tienes que tener muy bien definida porque va a ser la que oriente todo tu desempeño. Te permitirá evaluar cuánto te falta por llegar o, mejor, cuánto has conseguido recorrer. Jerarquízalos por orden de urgencia, pero, si todos son importantes, no dejes ninguno descolgado.
Analiza tus cometidos y sepáralos por grupos. Los que llevan más tiempo de los que menos cuesta hacer. Los urgentes de los de largo recorrido. Los que requieren más concentración de los que son más automáticos. Los que puedes llevar a cabo con autonomía de los que precisan la participación de otras personas…
Revisa tu jornada. En los tiempos muertos cortos puedes dedicarte a las tareas que cuesta menos hacer. Cuando hay más distracciones en tu lugar de trabajo o a horas en las que no estás al 100%, atiende los cometidos que requieren menos concentración. Deja las tareas que necesiten la participación de otras personas para la franja horaria que mayor disponibilidad tengan.
Distribuye en un calendario las tareas de largo recorrido. De esta manera evitarás hacerlas en el último momento. Con respecto a las urgentes, aplica la regla de los dos minutos de David Allen. Si puedes quitártela en ese tiempo, hazla; si no, programa enseguida en qué momento la harás. Haz estimaciones sobre el tiempo que te llevará realizar una tarea o todo un proyecto para programar planificaciones eficientes.
Adquiere formación. A menudo las metodologías que se usan para hacer las cosas como siempre no son ya eficientes. En las actividades formativas suelen ofrecerse nuevas metodologías mejoradas. Además, se ve cómo otras personas hacen los mismos cometidos. Con las buenas ideas que extraigas de cursos y planes formativos, podrás elaborar tu propia forma de hacer las cosas centrándote en optimizar la eficiencia.
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