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Cómo organizar una reunión grupal on-line efectiva

Salir satisfecho de una reunión grupal es fácil si te propones optimizar al máximo el encuentro. La clave está en prepararla: asignarle unos objetivos y utilizar solo el tiempo necesario. Las reuniones on-line pueden resultar más efectivas, si cabe, porque ahorran el tiempo de desplazamientos y pueden participar personas que se encuentren en diferentes territorios. ¿Qué necesitas para que una reunión on-line sea efectiva?

Convoca la reunión con tiempo
Las reuniones pueden tratar temas urgentes que surgen de improviso. En este tipo de encuentros no queda más remedio que improvisar y controlar que el tiempo no se vaya en otros temas. Será importante saber reconducir la conversación cuando derive por otros derroteros.
Una forma de que todo el mundo asuma la prioridad del encuentro es hacerlo explícito y establecer el objetivo. Mejor si se pone un tiempo máximo para lograrlo, aunque también hay que tener en cuenta el tipo de consenso al que se quiere llegar. Las prisas dejan por el camino posibles buenas reflexiones o la intervención de personas a las que les cuesta más tomar la iniciativa para hablar. En general, las reuniones nunca deberían durar más de 60 minutos y lo ideal es que sean de entre 15 y 45 min. Si se alargara más se corre el peligro de que los participantes pierdan la concentración.
Pero en caso de que se trate de reuniones de evaluación sobre la marcha de algún proyecto, de información sobre alguna novedad es importante avisar con tiempo. De esta forma habrá una buena predisposición y cada participante se asegurará de reunir las condiciones de calma, la luz suficiente y su presencia para la hora en la que se haya quedado.
Facilitar el orden del día o un índice de contenidos previamente para que se pueda ir reflexionando sobre cada tema es interesante. También es importante dejar un apartado de “Varios” para dotar a la reunión de flexibilidad. Es necesario abordar los temas imprescindibles, pero también dar la oportunidad de que se traten otros no previstos y que no lleven mucho tiempo.

Preparando técnicamente la reunión grupal on-line
Si es posible, contacta con cada participante momentos antes de la reunión para comprobar que la iluminación es correcta, que se le ve bien. También que su micrófono funciona y la conexión es buena. Lo recomendable en estos casos es que sea mediante cable (mejor que wifi) para que la conexión sea estable. El wifi no siempre consigue un buen flujo de conectividad y la videollamada sufre cortes.
Comprueba que el lugar donde vas a conectarte está despejado y no va a suponer distracción para los compañeros de reunión. En algunas aplicaciones de videollamada el fondo se puede difuminar para evitarlas.
Comprueba que tienes a mano el material necesario para el encuentro. Es preferible que esos documentos se vayan viendo en la pantalla compartida del ponente antes que compartiéndolos en el chat durante la reunión ya que los participantes dejarán de prestar atención para ver el documento que se les ha enviado.
Cámaras encendidas y micrófonos silenciados
Una reunión grupal on-line es importante que se produzca en términos parecidos a una reunión física donde todos los elementos de la comunicación están presentes, tanto la voz, como la gestualidad o la postura. Con las cámaras encendidas se percibe cómo el discurso está siendo recibido, es la forma de recibir feedback sobre la marcha de la reunión. Además, se crea el ambiente propicio de escucha limitando las oportunidades de pérdida de atención por estar haciendo otras cosas, algo que se favorece cuando la cámara no está encendida y no nos ven. También permite percatarse de cuándo alguien quiere intervenir o si tiene algo que objetar.
Por el contrario, es conveniente que los micrófonos están apagados para que no se cuelen el ruido ambiental que se producen en los lugares donde se encuentra cada participante. El único micrófono que debería estar encendido es el de la persona que interviene.
Por último, es importante asignar a una persona para que vaya tomando nota y después elaborar un documento donde queden recogidos los puntos fundamentales que se han tratado con los acuerdos y comentarios sobre cada tema. Posteriormente se puede enviar a todos los participantes.
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